SIG

Realizar o atendimento das demandas oriundas do sistema Protocolo Gov.BR e encaminhar para as unidades responsáveis pelos dados, de acordo com a solicitação, utilizando o SEI como

instrumento de registro e demanda.

- Vínculo de usuários às unidades administrativas e acadêmicas, no SEI

- Desenvolvimento de modelos documentais no SEI

- Atualização/adequação de modelos documentais no SEI

- Atendimento e orientação aos usuários

- Análise de documentos e permissão de acesso ao SEI aos usuários externos

- Criação de tipos de processo no SEI

- Atualização das datas de recesso, feriado no sistema

- Cadastrar usuários no SEI (docente permanente, bolsista)

- Cadastrar/atualizar unidades organizacionais

• Classificar os documentos da DGM/PROPLAG, dos anos de 2015 até o ano de 2018, utilizando o Código de classificação e tabela de temporalidade do Executivo Federal, para as atividades fim e meio.
• Separar e proceder conforme a legislação vigente para a eliminação, arquivo intermediário ou guarda permanente dos documentos. 

• Registrar nos Sistemas de Informação da UFLA (SEI e SIGAdmin) as mudanças ocorridas na estrutura organizacional da Universidade.
• Cadastrar ou alterar informações organizacionais nos SIGAdmin.
• Ativar unidades no SIGAdmin ou SEI para resgate de histórico ou documentos específicos.

• Montar a LED e encaminhar para o Arquivo Nacional, para análise e aprovação.
• Proceder a eliminação dos documentos autorizados.

Participação em reuniões

Cadastrar, alterar, cancelar e prestar contas das viagens solicitadas no âmbito da PROPLAG.

Proceder conforme designado em Portaria, na gestão ou fiscalização dos Contratos de Prestação de Serviços firmados com a UFLA e fornecedores. 

Analisar a documentação recebida e orientar os usuários externos quanto ao cadastro e acesso ao SEI.

• Estabelecer, manter atualizadas e divulgar as diretrizes, normas, manuais e procedimentos relacionados à gestão e operacionalização do SEI - UFLA e de seus módulos.
• Promover e executar a administração geral, gestão documental, gestão de unidades e de processos do SEI.UFLA e de seus módulos.
• Apoiar e participar das ações de capacitação, realização de eventos e reuniões visando à uniformização de procedimentos de operacionalização do SEI.
• Orientar e assistir tecnicamente os usuários internos e externos do SEI.
• Receber, analisar e encaminhar à Unidade Técnica as ocorrências de problemas técnicos não solucionadas internamente.
• Atuar, junto à Unidade Técnica do SEI, quanto à implantação de novos módulos no sistema, integração de outros sistemas e realização de auditorias nas bases de dados do sistema.
• Reunir sugestões dos usuários, avaliar e propor melhorias no SEI, observando as diretrizes estabelecidas no instrumento de cessão de uso da ferramenta.

• Manter atualizado o Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal - SIORG, com o detalhamento de todas as unidades administrativas constantes do quadro demonstrativo de cargos em comissão e de funções de confiança, em conformidade com o decreto que aprovar a respectiva estrutura regimental ou estatuto.
• Manter atualizado no Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal - SIORG, os endereços e contatos institucionais.
• Emitir relatórios de estrutura hierárquica para orientar ações da PROGEPE e da Reitoria.

• Estruturar a documentação de guarda permanente em local separado, designado para sua custódia.
• Atender os usuários na realização de pesquisa/busca de documentos.
• Realizar empréstimo de documentos, bem como a devolução e recolocação dos documentos nas caixas.

• Realizar a decrição dos documentos administrativos encaminhados pelas unidades da PROPLAG e encaminhar para a avaliação dos responsáveis.