SIG

Análise das informações contidas no histórico escolar de graduação apresentado pelo estudante no ato da matrícula por Transferência de Curso Superior (tipo externo), quanto à instituição, curso, ano/período de ingresso e forma de ingresso na instituição de origem.

• Registro das informações no SIG-UFLA ao final do período de matrículas, garantindo a correta atualização dos dados acadêmicos do estudante.

Planejamento das atividades do SERG/DRCA de acordo com o Cronograma Acadêmico da PROGRAD.

• Marcação das atividades na Agenda Google institucional, com definição de datas, horários e responsáveis.

• Atualização, acompanhamento e execução das atividades registradas na agenda, garantindo que os prazos e etapas sejam cumpridos.

• Comunicação sobre a execução das atividades às áreas envolvidas.

Recebimento das solicitações de desistência de curso enviadas pelos estudantes via SEI.

• Análise das informações prestadas no requerimento e da documentação apresentada.

• Comunicação à Biblioteca Universitária para para verificação da existência de débitos ou de materiais emprestados e não devolvidos pelo estudante.

• Processamento da desistência no sistema acadêmico, se liberado pela Biblioteca Universitária, atualizando a situação do registro acadêmico.

• Comunicação da conclusão do processo ao estudante e às áreas internas pertinentes.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, das desistências processadas em planilha on-line do setor.

Recebimento das solicitações de Nada Consta, exclusivamente de servidores docentes, enviadas via e-mail pela PROGRAD.

• Verificação da situação do docente nos relatórios de ocupação docente e nos diários de classe do semestre imediatamente anterior ao corrente, a fim de assegurar que não há pendência de fechamento de diário de classe pelo docente.

• Emissão de subsídios para a elaboração do Nada Consta pela PROGRAD.

• Extração periódica da planilha “relatório de ocupação de docente” do SIG, no início de cada semestre letivo, para consulta e verificação.

Recebimento do relatório enviado pelo Setor de Expedição e Registro de Diploma (SERD) contendo a relação de estudantes ausentes na colação de grau.

• Verificação do histórico de trancamentos dos estudantes listados, assegurando que não ultrapasse o limite de quatro trancamentos, consecutivos ou não, previsto na Resolução CEPE.

• Execução do trancamento manual no SIG, excluindo a situação “Conclusão dos requisitos acadêmicos” e cadastrando a situação “Trancamento Geral no Curso” no semestre vigente.

• Comunicação por e-mail ao SERD sobre a execução do trancamento.

• Alinhamento com a equipe SERD em casos de estudantes que atingiram o limite de trancamentos, para verificar possibilidade de colação especial ou desligamento conforme normativa aplicável.

 Verificação dos documentos arquivados e/ou registros disponíveis no SIG.

• Conferência das informações referentes a ex-discentes.

• Resposta formal ao solicitante.

• Abertura de chamados, via sistema GLPI, junto à DGTI e demais setores competentes sobre demandas do SERG.

• Acompanhamento do andamento das solicitações registradas.

• Comunicação das respostas e soluções recebidas à equipe e às áreas demandantes.

• Registro e/ou atualização das informações nos sistemas internos e/ou externos.

• Análise das diretrizes institucionais e normativas vigentes para matrícula inicial em cursos de graduação.

• Planejamento e elaboração das Instruções Específicas para a Matrícula Inicial (IEMI) de todos os processos seletivos.

• Planejamento e elaboração dos cronogramas internos de matrícula de todos os processos seletivos, considerando prazos e etapas do semestre letivo previstos no Calendário e Cronograma Acadêmico da PROGRAD, constando as datas de divulgação das chamadas, de conferência dos documentos pela DRCA e pelas comissões, os prazos para entrevista de candidatos, interposição de recursos, entre outros.

• Compartilhamento das instruções e cronogramas internos de todos os processos seletivos aos setores/comissões envolvidos na matrícula (Comissão de Renda, Comissão de Heteroidentificação, Comissão PcD e DCOM).

• Publicação das IEMI e dos cronogramas de matrícula de cada processo seletivo na página da DRCA.

• Registro e acompanhamento da execução das IEMI e dos cronogramas internos para controle e rastreabilidade.

• Alterações nas IEMI e nos cronogramas de matrícula, se necessário.

• Atualização dos pareceres de indeferimento e recurso, das respostas padronizadas e das perguntas frequentes relacionadas à matrícula inicial.

• Criação dos processos seletivos, por semestre letivo, na página da DRCA.

• Realização de testes no ambiente de homologação, por solicitação da COPS, antes da importação oficial da lista de candidatos para o SIG-UFLA.

• Definição dos documentos de matrícula por tipo de modalidade de concorrência em cada processo seletivo.

• Criação das chamadas, convocação de candidatos por processo seletivo, curso e modalidade de concorrência e publicação das chamadas no SIG-UFLA.

• Criação e alimentação de planilhas de conferência de matrícula por processo seletivo (DRCA E COMISSÕES). 

• Download dos documentos de candidatos da matrícula inicial e transferência para o drive institucional.

• Conferência de documentos de matrícula inicial por processo seletivo - AMPLA CONCORRÊNCIA E VAGAS RESERVADAS. 

• Cadastramento de pendências documentos ou informações aos candidatos no SIG-UFLA.

• Monitoramento dos prazos e dos pareceres que devem ser emitidos por cada comissão, conforme modalidade de concorrência do candidato.

• Criação das pastas dos processos seletivos no drive da DRCA (por semestre letivo, processo seletivo, campus, chamada, modalidade de concorrência).

• Geração matrícula e aproveitamento de conceitos anteriores, observando o Cronograma Acadêmico da PROGRAD.

• Migração de vagas não ocupadas entre processos seletivos a fim de aproveitamento da lista de espera do mesmo curso. 

• Convocação de candidatos além do limite das vagas (excedentes), considerando cada modalidade de reserva de vagas, a fim de tornar mais eficiente o processo de ocupação de vagas.

• Monitoramento de candidatos excedentes e vagas ociosas, conforme processo seletivo, curso e modalidade de concorrência.

• Levantamento das atividades desempenhadas pela equipe.

• Análise dos procedimentos existentes e identificação de melhorias necessárias.

• Elaboração dos Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs) para cada atividade da equipe.

• Comunicação e disponibilização dos POPs aos membros da equipe e áreas envolvidas.

• Atualização e acompanhamento da aplicação dos POPs, garantindo conformidade e controle interno.

• Monitoramento diário dos processos no SEI.

• Atribuição dos processos por assunto aos responsáveis.

• Execução das etapas pertinentes aos processos sob responsabilidade do SERG.

• Conclusão e arquivamento dos processos finalizados, garantindo rastreabilidade e conformidade.

• Recebimento, registro e arquivamento de processos sigilosos nos assentamentos estudantis.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, dos processos sigilosos em planilha on-line do setor.

• Prestar informações e orientações a candidatos e discentes ou egressos de cursos de graduação por meio dos canais institucionais (telefone, e-mail e chat) e presencialmente;

• Esclarecer dúvidas sobre procedimentos de matrícula e registro acadêmico.

• Encaminhar demandas específicas a outros setores quando necessário.

• Registrar e acompanhar os atendimentos realizados nos sistemas institucionais, garantindo a rastreabilidade e a qualidade do serviço.

• Prestar informações e orientações a candidatos e discentes ou egressos de cursos de graduação por meio dos canais institucionais (telefone, e-mail e chat).

• Prestar informações acadêmicas ao 8º Batalhão da Polícia Militar (BPM) sobre discentes ou egressos de cursos de graduação candidatos a ingresso na Polícia Militar.

• Esclarecer dúvidas sobre procedimentos de matrícula e registro acadêmico.

• Encaminhar demandas específicas a outros setores quando necessário.

• Registrar e acompanhar os atendimentos realizados nos sistemas institucionais, garantindo a rastreabilidade e a qualidade do serviço.

• Realização da atualização da validade de vistos no SIG-UFLA conforme protocolo de controle da Polícia Federal encaminhado pela DRI.

• Comunicação das atualizações realizadas ao setor demandante.

• Análise e atendimento às demandas da DRI relacionadas a registros acadêmicos de estudantes estrangeiros.

• Recebimento das solicitações de matrícula em Mobilidade Acadêmica, tanto de alunos internos quanto externos.
• Se necessário, análise das informações e documentos apresentados pelos estudantes, verificando conformidade com normas institucionais.
• Efetivação das matrículas nos sistemas acadêmicos, garantindo a correta inclusão dos estudantes nos cursos e semestres letivos correspondentes.
• Comunicação aos estudantes e/ou às áreas demandantes sobre a efetivação das matrículas.
• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, das matrículas em Mobilidade Acadêmica efetivadas em planilha on-line do setor.

• Recebimento das consultas e demandas encaminhadas pelas comissões de investigação.

• Fornecimento de dados e documentos de registro acadêmico de discentes ou ex-discentes de cursos de graduação e, quando aplicável, de pareceres proferidos pelas comissões de vagas reservadas em processos seletivos.

• Recebimento das demandas de revisão de editais de processos seletivos encaminhadas pela Coordenadoria Geral de Processos Seletivos - COPS.

• Análise dos prazos e do conteúdo dos editais no que compete ao SERG/DRCA.

• Realização de verificações quanto à conformidade com normas acadêmicas, procedimentos internos e legislação federal no que compete ao SERG/DRCA..

• Sugestões de ajustes nos editais, se necessário.

• Comunicação das revisões ao demandante.

• Recebimento das listas de estudantes que não justificaram a ausência na Recepção de Calouros, enviadas pelas Secretarias Integradas via SEI ou e-mail, até a data-limite estabelecida no Cronograma Acadêmico da PROGRAD.

• Execução da Portaria PROGRAD: registro da situação “Desistiu do curso” no SIG-UFLA, com observação padrão, garantindo rastreabilidade e conformidade normativa.

• Inserção de despacho no SEI informando a execução da Portaria e conclusão do processo.

• Recebimento das solicitações de informações para elaboração de relatórios do Censo.

• Levantamento e análise dos dados necessários junto aos sistemas acadêmicos.

• Elaboração e fornecimento das informações solicitadas ao Procurador Educacional Institucional (PEI).

• Correção de dados e situações dos estudantes, se necessário.

• Recebimento de dúvidas gerais e de questões sobre atividades descentralizadas encaminhadas pelas Secretarias Integradas ao SERG.

• Análise das questões apresentadas e verificação das normas, procedimentos e informações aplicáveis.

• Elaboração de respostas claras e precisas às solicitações recebidas.

• Comunicação das orientações às Secretarias Integradas.