SIG

• Recebimento das solicitações de dilação de prazo encaminhadas, via SEI, pelas Secretarias Integradas.

• Processamento da dilação no sistema acadêmico, registrando o novo prazo para término do curso.

• Comunicação da dilação efetivada aos demandantes ou solicitação de adequação.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, das dilações de prazo processadas em planilha on-line do setor.

• Abertura de chamado à DGTI, via sistema GLPI, para emissão de relatório de ocupação de vagas, abrangendo Chamada Regular (CR) e Lista de Espera (LE), para ocupação por arquivo e manual no SISU Gestão.

• Registro de ocupação de vagas por arquivo (CR e LE) e manual (LE) no SISU Gestão, conforme relatórios recebidos.

• Para a ocupação manual, indicação durante o registro no SISU Gestão da modalidade de concorrência em que cada candidato da Lista de Espera foi convocado, conforme relatórios recebidos.

• Abertura de chamados, via sistema GLPI, junto à DGTI e demais setores competentes sobre demandas do SERG.

• Acompanhamento do andamento das solicitações registradas.

• Comunicação das respostas e soluções recebidas à equipe e às áreas demandantes.

• Registro e/ou atualização das informações nos sistemas internos e/ou externos.

• Análise das diretrizes institucionais e normativas vigentes para matrícula inicial em cursos de graduação.

• Planejamento e elaboração das Instruções Específicas para a Matrícula Inicial (IEMI) de todos os processos seletivos.

• Planejamento e elaboração dos cronogramas internos de matrícula de todos os processos seletivos, considerando prazos e etapas do semestre letivo previstos no Calendário e Cronograma Acadêmico da PROGRAD, constando as datas de divulgação das chamadas, de conferência dos documentos pela DRCA e pelas comissões, os prazos para entrevista de candidatos, interposição de recursos, entre outros.

• Compartilhamento das instruções e cronogramas internos de todos os processos seletivos aos setores/comissões envolvidos na matrícula (Comissão de Renda, Comissão de Heteroidentificação, Comissão PcD e DCOM).

• Publicação das IEMI e dos cronogramas de matrícula de cada processo seletivo na página da DRCA.

• Registro e acompanhamento da execução das IEMI e dos cronogramas internos para controle e rastreabilidade.

• Alterações nas IEMI e nos cronogramas de matrícula, se necessário.

• Análise das informações contidas no histórico escolar de graduação apresentado pelo estudante no ato da matrícula por Transferência de Curso Superior (tipo externo), quanto à instituição, curso, ano/período de ingresso e forma de ingresso na instituição de origem.

• Registro das informações no SIG-UFLA ao final do período de matrículas, garantindo a correta atualização dos dados acadêmicos do estudante.

• Atendimento às demandas da DCOM relativas a dados de registro acadêmico.

• Compartilhamento, com antecedência e precisão, das datas de divulgação das chamadas dos processos seletivos de ingresso em cursos de graduação.

• Fortalecimento da clareza e oportunidade na divulgação das informações nas redes institucionais, ampliando o alcance junto aos ingressantes.

• Atualização dos pareceres de indeferimento e recurso, das respostas padronizadas e das perguntas frequentes relacionadas à matrícula inicial.

• Criação dos processos seletivos, por semestre letivo, na página da DRCA.

• Realização de testes no ambiente de homologação, por solicitação da COPS, antes da importação oficial da lista de candidatos para o SIG-UFLA.

• Definição dos documentos de matrícula por tipo de modalidade de concorrência em cada processo seletivo.

• Criação das chamadas, convocação de candidatos por processo seletivo, curso e modalidade de concorrência e publicação das chamadas no SIG-UFLA.

• Criação e alimentação de planilhas de conferência de matrícula por processo seletivo (DRCA E COMISSÕES). 

• Download dos documentos de candidatos da matrícula inicial e transferência para o drive institucional.

• Conferência de documentos de matrícula inicial por processo seletivo - AMPLA CONCORRÊNCIA E VAGAS RESERVADAS. 

• Cadastramento de pendências documentos ou informações aos candidatos no SIG-UFLA.

• Monitoramento dos prazos e dos pareceres que devem ser emitidos por cada comissão, conforme modalidade de concorrência do candidato.

• Criação das pastas dos processos seletivos no drive da DRCA (por semestre letivo, processo seletivo, campus, chamada, modalidade de concorrência).

• Geração matrícula e aproveitamento de conceitos anteriores, observando o Cronograma Acadêmico da PROGRAD.

• Migração de vagas não ocupadas entre processos seletivos a fim de aproveitamento da lista de espera do mesmo curso. 

• Convocação de candidatos além do limite das vagas (excedentes), considerando cada modalidade de reserva de vagas, a fim de tornar mais eficiente o processo de ocupação de vagas.

• Monitoramento de candidatos excedentes e vagas ociosas, conforme processo seletivo, curso e modalidade de concorrência.

• Criação de evento de lembrete na agenda institucional para acompanhamento do período de desligamento.

• Recebimento de comunicações das Secretarias Integradas (SIs) e/ou da Diretoria de Relações Internacionais (DRI) sobre renovações de MAI e MAN.

• Verificação da necessidade de desligamento caso não haja comunicação de renovação até duas a três semanas após o encerramento do semestre.

• Processamento do desligamento no sistema acadêmico, lançando a situação inativa “CONCLUIU A MOBILIDADE ACADÊMICA”.

• Geração dos relatórios no SIG-UFLA: Relação de Alunos sem Renovação de Matrícula – Desligamento (campus SEDE e PARAÍSO).

• Salvamento dos relatórios na pasta do drive institucional, criando subpasta por semestre letivo.

• Criação de processo SEI para envio do relatório à PROGRAD, que emitirá o número da Portaria de desligamento.

• Conferência dos relatórios, removendo nomes de estudantes que não se enquadram em desligamento, garantindo precisão antes da execução da Portaria.

• Cadastro no SIG-UFLA dos desligamentos por abandono de curso.

• Cadastro no SIG-UFLA de trancamento geral de matrícula automático aos estudantes incluídos erroneamente na lista de desligamento

• Cadastro de despacho no SEI informando a execução da Portaria de desligamento.

• Geração dos relatórios no SIG-UFLA: Relação de Alunos sem Renovação de Matrícula – Trancamento Automático (campus SEDE e PARAÍSO).

• Salvamento dos relatórios na pasta do drive institucional, criando subpasta por semestre letivo.

• Execução da ferramenta de trancamento automático (TGA) no SIG-UFLA.

• Conferência manual de casos especiais, como estudantes que solicitaram Estágio Nacional sem matrícula em CC ou sem envio de termo à DRCA, com cadastro manual da situação “Trancamento geral no Curso” e inclusão da observação padronizada no SIG-UFLA e no histórico do estudante.

• Comunicação interna aos membros do SERG e ao Diretor da DRCA sobre a execução do TGA, incluindo anexos com as relações de estudantes trancados.

• Levantamento das atividades desempenhadas pela equipe.

• Análise dos procedimentos existentes e identificação de melhorias necessárias.

• Elaboração dos Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs) para cada atividade da equipe.

• Comunicação e disponibilização dos POPs aos membros da equipe e áreas envolvidas.

• Atualização e acompanhamento da aplicação dos POPs, garantindo conformidade e controle interno.

• Monitoramento diário dos processos no SEI.

• Atribuição dos processos por assunto aos responsáveis.

• Execução das etapas pertinentes aos processos sob responsabilidade do SERG.

• Conclusão e arquivamento dos processos finalizados, garantindo rastreabilidade e conformidade.

• Recebimento, registro e arquivamento de processos sigilosos nos assentamentos estudantis.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, dos processos sigilosos em planilha on-line do setor.

• Participação nas reuniões das comissões e representações institucionais.

• Análise de documentos e pautas relacionadas às atividades da comissão.

• Contribuição com pareceres e sugestões para deliberações institucionais.

• Comunicação dos resultados e decisões da comissão às áreas pertinentes.

• Elaboração de relatórios/atas de acompanhamento das atividades e decisões tomadas.

• Planejamento das atividades do SERG/DRCA de acordo com o Cronograma Acadêmico da PROGRAD.

• Marcação das atividades na Agenda Google institucional, com definição de datas, horários e responsáveis.

• Atualização, acompanhamento e execução das atividades registradas na agenda, garantindo que os prazos e etapas sejam cumpridos.

• Comunicação sobre a execução das atividades às áreas envolvidas.

• Prestar informações e orientações a candidatos e discentes ou egressos de cursos de graduação por meio dos canais institucionais (telefone, e-mail e chat).

• Prestar informações acadêmicas ao 8º Batalhão da Polícia Militar (BPM) sobre discentes ou egressos de cursos de graduação candidatos a ingresso na Polícia Militar.

• Esclarecer dúvidas sobre procedimentos de matrícula e registro acadêmico.

• Encaminhar demandas específicas a outros setores quando necessário.

• Registrar e acompanhar os atendimentos realizados nos sistemas institucionais, garantindo a rastreabilidade e a qualidade do serviço.

• Realização da atualização da validade de vistos no SIG-UFLA conforme protocolo de controle da Polícia Federal encaminhado pela DRI.

• Comunicação das atualizações realizadas ao setor demandante.

• Análise e atendimento às demandas da DRI relacionadas a registros acadêmicos de estudantes estrangeiros.

• Recebimento da demanda para elaboração ou revisão do texto do Termo de Adesão ao SISU, no que compete ao SERG/DRCA.

• Análise das normas, diretrizes e procedimentos institucionais aplicáveis.

• Elaboração ou revisão do texto do Termo de Adesão, garantindo clareza, precisão e conformidade.

• Comunicação do texto final aos demandantes.

• Recebimento da solicitação pelo e-mail institucional do SERG.

• Orientação ao estudante quanto ao envio de documento comprobatório em formato .PDF, com qualidade e legibilidade adequadas.

• Conferência do cumprimento dos requisitos de envio da documentação.

• Registro da alteração solicitada no SIG-UFLA.

• Inserção dos documentos digitalizados no SIG-UFLA.

• Resposta formal ao solicitante comunicando a alteração no SIG-UFLA.

• Recebimento das consultas e demandas encaminhadas pelas comissões de investigação.

• Fornecimento de dados e documentos de registro acadêmico de discentes ou ex-discentes de cursos de graduação e, quando aplicável, de pareceres proferidos pelas comissões de vagas reservadas em processos seletivos.

• Recebimento das demandas das Secretarias Integradas relacionadas a Processos Administrativos Disciplinares Discente (PADD).

• Análise e registro das informações e/ou penalidades no sistema acadêmico.

• Comunicação às áreas demandantes sobre o registro efetuado.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, dos PADD em planilha on-line do setor.

• Recebimento das demandas de revisão de editais de processos seletivos encaminhadas pela Coordenadoria Geral de Processos Seletivos - COPS.

• Análise dos prazos e do conteúdo dos editais no que compete ao SERG/DRCA.

• Realização de verificações quanto à conformidade com normas acadêmicas, procedimentos internos e legislação federal no que compete ao SERG/DRCA..

• Sugestões de ajustes nos editais, se necessário.

• Comunicação das revisões ao demandante.

• Recebimento das listas de estudantes que não justificaram a ausência na Recepção de Calouros, enviadas pelas Secretarias Integradas via SEI ou e-mail, até a data-limite estabelecida no Cronograma Acadêmico da PROGRAD.

• Conferência individual dos estudantes listados, no SIG-UFLA, para verificar status de matrícula (ativos/inativos), eliminando estudantes já inativos ou com desistência registrada.

• Consolidação das informações em planilha geral.

• Criação de processo SEI direcionado à PROGRAD, anexando a planilha geral, solicitando elaboração da Portaria de desligamento.

• Execução da Portaria PROGRAD: registro da situação “Desistiu do curso” no SIG-UFLA, com observação padrão, garantindo rastreabilidade e conformidade normativa.

• Inserção de despacho no SEI informando a execução da Portaria e conclusão do processo.

• Verificação de vagas liberadas para candidatos excedentes após os desligamentos.

• Recebimento das solicitações de adiantamento de notas e conceitos.

• Conferência da conformidade das informações encaminhadas pelos docentes.

• Processamento dos dados no sistema acadêmico (SIG-UFLA).

• Validação dos registros efetuados.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, das alterações processadas em planilha on-line do setor.

• Comunicação aos demandantes, confirmando o adiantamento efetivado ou solicitando adequação.

• Recebimento das solicitações de desistência de curso enviadas pelos estudantes via SEI.

• Análise das informações prestadas no requerimento e da documentação apresentada.

• Comunicação à Biblioteca Universitária para para verificação da existência de débitos ou de materiais emprestados e não devolvidos pelo estudante.

• Processamento da desistência no sistema acadêmico, se liberado pela Biblioteca Universitária, atualizando a situação do registro acadêmico.

• Comunicação da conclusão do processo ao estudante e às áreas internas pertinentes.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, das desistências processadas em planilha on-line do setor.

• Recebimento das solicitações de informações para elaboração de relatórios do Censo.

• Levantamento e análise dos dados necessários junto aos sistemas acadêmicos.

• Elaboração e fornecimento das informações solicitadas ao Procurador Educacional Institucional (PEI).

• Correção de dados e situações dos estudantes, se necessário.

• Recebimento das solicitações de informações sobre matrículas realizadas por Mandados Judiciais.

• Levantamento e análise do histórico de matrícula do estudante nos sistemas institucionais.

• Elaboração e fornecimento dos documentos e das informações solicitadas às áreas ou órgãos demandantes.

• Recebimento das solicitações de Nada Consta, exclusivamente de servidores docentes, enviadas via e-mail pela PROGRAD.

• Verificação da situação do docente nos relatórios de ocupação docente e nos diários de classe do semestre imediatamente anterior ao corrente, a fim de assegurar que não há pendência de fechamento de diário de classe pelo docente.

• Emissão de subsídios para a elaboração do Nada Consta pela PROGRAD.

• Extração periódica da planilha “relatório de ocupação de docente” do SIG, no início de cada semestre letivo, para consulta e verificação.

• Recebimento das solicitações de perda de vínculo, conforme Resolução CEPE e solicitação da PROGRAD.

• Registro das situações no SIG-UFLA.

• Comunicação às unidades envolvidas sobre a execução dos procedimentos.

• Recebimento das solicitações de reposicionamento de período enviadas, via SEI, pelas Secretarias Integradas (SIs).

• Verificação do posicionamento determinado pelo Colegiado/Coordenação do Curso.

• Alteração do Período do Curso no SIG-UFLA conforme solicitação.

• Comunicação à SI sobre a execução do reposicionamento.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, dos reposicionamentos de período executados em planilha on-line do setor.

• Recebimento das solicitações relacionadas à migração de matriz curricular.

• Efetivação da migração no sistema acadêmico, atualizando os registros dos estudantes.

• Comunicação aos setores demandantes sobre a migração realizada.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, das migrações de matriz curricular efetivadas em planilha on-line do setor.

• Recebimento de dúvidas gerais e de questões sobre atividades descentralizadas encaminhadas pelas Secretarias Integradas ao SERG.

• Análise das questões apresentadas e verificação das normas, procedimentos e informações aplicáveis.

• Elaboração de respostas claras e precisas às solicitações recebidas.

• Comunicação das orientações às Secretarias Integradas.

• Recebimento de solicitações da PROGRAD para sugestão de datas relacionadas às atividades do SERG.

• Análise das etapas e prazos das atividades internas do SERG que impactam o cronograma acadêmico.

• Elaboração de propostas de datas, garantindo viabilidade e compatibilidade com os procedimentos internos.

• Comunicação das datas sugeridas à PROGRAD para avaliação e inclusão no cronograma acadêmico.

• Recebimento do relatório enviado pelo Setor de Expedição e Registro de Diploma (SERD) contendo a relação de estudantes ausentes na colação de grau.

• Verificação do histórico de trancamentos dos estudantes listados, assegurando que não ultrapasse o limite de quatro trancamentos, consecutivos ou não, previsto na Resolução CEPE.

• Execução do trancamento manual no SIG, excluindo a situação “Conclusão dos requisitos acadêmicos” e cadastrando a situação “Trancamento Geral no Curso” no semestre vigente.

• Comunicação por e-mail ao SERD sobre a execução do trancamento.

• Alinhamento com a equipe SERD em casos de estudantes que atingiram o limite de trancamentos, para verificar possibilidade de colação especial ou desligamento conforme normativa aplicável.

• Recebimento dos processos de desligamento encaminhados pela PROGRAD via SEI, relativos a estudantes que recorreram solicitando reconsideração.

• Análise do despacho emitido pela PROGRAD, deferindo o pedido de reconsideração.

• Registro da anotação no SIG, conforme solicitado pela PROGRAD, garantindo a atualização do registro acadêmico do estudante.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, das reconsiderações de processo de desligamento em planilha on-line do setor.

• Recebimento e conferência do requerimento encaminhado, via SEI, pelo estudante de graduação.

• Registro e atualização do nome social no SIG-UFLA.

• Resposta formal ao solicitante comunicando a alteração no SIG-UFLA.

• Recebimento, via SEI, de solicitação da Secretaria Integrada (SI) para reversão de trancamento geral no curso.

• Realização da reversão do trancamento no SIG-UFLA, com cadastro da situação “matriculado”, possibilitando a matrícula em componentes curriculares pela SI.

• Recebimento, via SEI, de Portaria da PROGRAD que determina a reversão de desligamento e a reativação da matrícula do estudante.

• Execução da reativação da matrícula no SIG-UFLA, conforme determinação constante na Portaria PROGRAD.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, das reversões de trancamento ou desligamento em planilha on-line do setor.

• Verificação dos documentos arquivados e/ou registros disponíveis no SIG.

• Conferência das informações referentes a ex-discentes.

• Resposta formal ao solicitante.