SIG

Atendimento a solicitações relacionadas à análise de cláusulas contratuais, aditivos, termos de referência e demais documentos vinculados à gestão de contratos.

Suporte aos fornecedores e às áreas técnicas demandantes da UFLA.

Elaboração de relatórios periódicos contendo análise da execução dos contratos administrativos sob responsabilidade da unidade, com informações sobre prazos, valores, desempenho do contratado, eventos críticos e recomendações de encaminhamentos.

Conferência e ateste da execução contratual e encaminhamento para pagamento.

Levantamento de documentos para instrução do processo de renovação contratual.

Atendimento às solicitações das unidades internas realizadas por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), incluindo cadastro, instrução, tramitação de processos, cadastro e vínculo de usuários às unidades administrativas e acadêmicas, desenvolvimento de modelos documentais no SEI, atualização/adequação de modelos documentais no SEI, atendimento e orientação aos usuários, criação de tipos de processo no SEI, atualização das datas de recesso, feriado no sistema.

Atualização e manutenção dos dados organizacionais da UFLA no Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal (SIORG), garantindo aderência à estrutura vigente e às normas da administração pública.

Elaboração de relatórios institucionais contendo informações detalhadas sobre a estrutura organizacional da UFLA, com dados atualizados do SIORG, vínculos hierárquicos, unidades administrativas e funções, para subsidiar processos de planejamento, gestão e prestação de contas.

Gestão da estrutura organizacional da instituição, criação, alteração ou extinção de unidades organizacionais, nos Sistemas de Informação da UFLA (SEI e SIGAdmin).

Ativação de unidades no SIGAdmin ou SEI para resgate de histórico ou documentos específicos.

Avaliação, classificação e organização de documentos físicos, conforme o Código de classificação e Tabela de Temporalidade do Poder Executivo Federal (Arquivo Nacional), visando à adequada gestão do acervo arquivístico institucional.

Separar e proceder conforme a legislação vigente para a eliminação, arquivo intermediário ou guarda permanente dos documentos.

Considera-se o procedimento de organização dos documentos não separados para eliminação. A organização envolve também a identificação dos documentos das caixas.

Cadastro de documentos arquivísticos em planilha, com registro de dados essenciais como classificação, origem, datas-limite, assegurando controle e acesso adequado às informações.  

Estabelecer, manter atualizadas e divulgar as diretrizes, normas, manuais e procedimentos relacionados à gestão e operacionalização do SEI - UFLA e de seus módulos.

Apoiar e participar das ações de capacitação, realização de eventos e reuniões visando à uniformização de procedimentos de operacionalização do SEI.

Atuar, junto à Unidade Técnica do SEI, quanto à implantação de novos módulos no sistema, integração de outros sistemas e realização de auditorias nas bases de dados do sistema.

Participação nas reuniões da Comissão do PGD para acompanhamento, avaliação e orientação do programa na instituição.
Análise e orientação dos processos de execução do PGD, a fim de emitir Certificado de Conformidade para as unidades de Execução.  

Registro, conferência e tramitação das solicitações de viagens institucionais da PROPLAG no sistema SCDP, incluindo verificação de conformidade, inserção de dados, envio para análise e aprovação, e prestação de contas.

Solicitação e aquisição de passagens aéreas nacionais e internacionais para atendimento às demandas da Universidade.