SIG

Acompanhamento do desempenho dos colaboradores da gráfica, com reuniões, coleta de informações, consolidação dos resultados e devolutiva à equipe.

Acompanhamento mensal sistemático dos dados de produção da gráfica, como volume de impressões, tempo de atendimento e demanda por unidade.

Atendimento a pedidos de consulta, acesso e cópia de documentos armazenados no Arquivo Central da UFLA, incluindo busca, identificação, recuperação e entrega ao solicitante, conforme normas de acesso e segurança da informação.

Atendimento a solicitações relacionadas à análise de cláusulas contratuais, aditivos, termos de referência e demais documentos vinculados à gestão de contratos. A entrega compreende a emissão de pareceres, notas técnicas ou manifestações técnicas no âmbito da unidade.

Levantamento de documentos para instrução do processo de renovação contratual.

Atendimento às solicitações das unidades internas realizadas por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), incluindo cadastro, instrução, tramitação de processos, cadastro e vínculo de usuários às unidades administrativas e acadêmicas, desenvolvimento de modelos documentais no SEI, atualização/adequação de modelos documentais no SEI, atendimento e orientação aos usuários, criação de tipos de processo no SEI, atualização das datas de recesso, feriado no sistema.

Atendimento às solicitações de cadastramento de usuários externos no SEI, incluindo análise do pedido, verificação da documentação e registro no sistema, garantindo acesso controlado e seguro à plataforma.

Atendimento e resolução de solicitações técnicas relacionadas ao uso do SEI, incluindo problemas de acesso, configurações de perfis, dúvidas sobre funcionalidades e encaminhamentos para suporte técnico (DGTI) quando necessário.

Estabelecer, manter atualizadas e divulgar as diretrizes, normas, manuais e procedimentos relacionados à gestão e operacionalização do SEI - UFLA e de seus módulos.

Promover e executar a administração geral, gestão documental, gestão de unidades e de processos do SEI.UFLA e de seus módulos.

Apoiar e participar das ações de capacitação, realização de eventos e reuniões visando à uniformização de procedimentos de operacionalização do SEI.

Atuar, junto à Unidade Técnica do SEI, quanto à implantação de novos módulos no sistema, integração de outros sistemas e realização de auditorias nas bases de dados do sistema.

Avaliação, classificação e organização de documentos físicos, conforme o Código de classificação e Tabela de Temporalidade do Poder Executivo Federal (Arquivo Nacional), visando à adequada gestão do acervo arquivístico institucional.

Separar e proceder conforme a legislação vigente para a eliminação, arquivo intermediário ou guarda permanente dos documentos.

Cadastro de documentos arquivísticos em planilha, com registro de dados essenciais como classificação, origem, datas-limite, assegurando controle e acesso adequado às informações.

Consolidação e formalização dos principais pontos discutidos, decisões tomadas e encaminhamentos definidos em reunião institucional, com envio aos participantes e arquivamento.

Elaboração da listagem de documentos aptos para eliminação, conforme o Código de classificação e a Tabela de Temporalidade do Poder Executivo Federal (Arquivo Nacional), incluindo classificação, avaliação e organização dos dados para validação e publicação.

Gestão da estrutura organizacional da instituição, criação, alteração ou extinção de unidades organizacionais, nos Sistemas de Informação da UFLA (SEI e SIGAdmin).

Ativação de unidades no SIGAdmin ou SEI para resgate de histórico ou documentos específicos.

Levantamento, registro e descrição dos tipos documentais produzidos e recebidos pelas unidades da UFLA, com identificação de suas características, gênero, palavras-chave, nível de acesso, utilização, tipo de assinatura, origem, como subsídio à gestão arquivística, classificação e aplicação da Tabela de Temporalidade.

Registro e tramitação de documentos e processos administrativos no sistema Protocolo.Gov.br, assegurando controle e rastreabilidade institucional. O instrumento de registro e demanda utilizado é o SEI.