SIG

• Recebimento das solicitações de dilação de prazo encaminhadas, via SEI, pelas Secretarias Integradas.

• Processamento da dilação no sistema acadêmico, registrando o novo prazo para término do curso.

• Comunicação da dilação efetivada aos demandantes ou solicitação de adequação.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, das dilações de prazo processadas em planilha on-line do setor.

• Abertura de chamado à DGTI, via sistema GLPI, para emissão de relatório de ocupação de vagas, abrangendo Chamada Regular (CR) e Lista de Espera (LE), para ocupação por arquivo e manual no SISU Gestão.

• Registro de ocupação de vagas por arquivo (CR e LE) e manual (LE) no SISU Gestão, conforme relatórios recebidos.

• Para a ocupação manual, indicação durante o registro no SISU Gestão da modalidade de concorrência em que cada candidato da Lista de Espera foi convocado, conforme relatórios recebidos.

• Abertura de chamados, via sistema GLPI, junto à DGTI e demais setores competentes sobre demandas do SERG.

• Acompanhamento do andamento das solicitações registradas.

• Comunicação das respostas e soluções recebidas à equipe e às áreas demandantes.

• Registro e/ou atualização das informações nos sistemas internos e/ou externos.

• Análise das diretrizes institucionais e normativas vigentes para matrícula inicial em cursos de graduação.

• Planejamento e elaboração das Instruções Específicas para a Matrícula Inicial (IEMI) de todos os processos seletivos.

• Planejamento e elaboração dos cronogramas internos de matrícula de todos os processos seletivos, considerando prazos e etapas do semestre letivo previstos no Calendário e Cronograma Acadêmico da PROGRAD, constando as datas de divulgação das chamadas, de conferência dos documentos pela DRCA e pelas comissões, os prazos para entrevista de candidatos, interposição de recursos, entre outros.

• Compartilhamento das instruções e cronogramas internos de todos os processos seletivos aos setores/comissões envolvidos na matrícula (Comissão de Renda, Comissão de Heteroidentificação, Comissão PcD e DCOM).

• Publicação das IEMI e dos cronogramas de matrícula de cada processo seletivo na página da DRCA.

• Registro e acompanhamento da execução das IEMI e dos cronogramas internos para controle e rastreabilidade.

• Alterações nas IEMI e nos cronogramas de matrícula, se necessário.

• Análise das informações contidas no histórico escolar de graduação apresentado pelo estudante no ato da matrícula por Transferência de Curso Superior (tipo externo), quanto à instituição, curso, ano/período de ingresso e forma de ingresso na instituição de origem.

• Registro das informações no SIG-UFLA ao final do período de matrículas, garantindo a correta atualização dos dados acadêmicos do estudante.

• Atendimento às demandas da DCOM relativas a dados de registro acadêmico.

• Compartilhamento, com antecedência e precisão, das datas de divulgação das chamadas dos processos seletivos de ingresso em cursos de graduação.

• Fortalecimento da clareza e oportunidade na divulgação das informações nas redes institucionais, ampliando o alcance junto aos ingressantes.

• Atualização dos pareceres de indeferimento e recurso, das respostas padronizadas e das perguntas frequentes relacionadas à matrícula inicial.

• Criação dos processos seletivos, por semestre letivo, na página da DRCA.

• Realização de testes no ambiente de homologação, por solicitação da COPS, antes da importação oficial da lista de candidatos para o SIG-UFLA.

• Definição dos documentos de matrícula por tipo de modalidade de concorrência em cada processo seletivo.

• Criação das chamadas, convocação de candidatos por processo seletivo, curso e modalidade de concorrência e publicação das chamadas no SIG-UFLA.

• Criação e alimentação de planilhas de conferência de matrícula por processo seletivo (DRCA E COMISSÕES). 

• Download dos documentos de candidatos da matrícula inicial e transferência para o drive institucional.

• Conferência de documentos de matrícula inicial por processo seletivo - AMPLA CONCORRÊNCIA E VAGAS RESERVADAS. 

• Cadastramento de pendências documentos ou informações aos candidatos no SIG-UFLA.

• Monitoramento dos prazos e dos pareceres que devem ser emitidos por cada comissão, conforme modalidade de concorrência do candidato.

• Criação das pastas dos processos seletivos no drive da DRCA (por semestre letivo, processo seletivo, campus, chamada, modalidade de concorrência).

• Geração matrícula e aproveitamento de conceitos anteriores, observando o Cronograma Acadêmico da PROGRAD.

• Migração de vagas não ocupadas entre processos seletivos a fim de aproveitamento da lista de espera do mesmo curso. 

• Convocação de candidatos além do limite das vagas (excedentes), considerando cada modalidade de reserva de vagas, a fim de tornar mais eficiente o processo de ocupação de vagas.

• Monitoramento de candidatos excedentes e vagas ociosas, conforme processo seletivo, curso e modalidade de concorrência.

• Criação de evento de lembrete na agenda institucional para acompanhamento do período de desligamento.

• Recebimento de comunicações das Secretarias Integradas (SIs) e/ou da Diretoria de Relações Internacionais (DRI) sobre renovações de MAI e MAN.

• Verificação da necessidade de desligamento caso não haja comunicação de renovação até duas a três semanas após o encerramento do semestre.

• Processamento do desligamento no sistema acadêmico, lançando a situação inativa “CONCLUIU A MOBILIDADE ACADÊMICA”.

• Geração dos relatórios no SIG-UFLA: Relação de Alunos sem Renovação de Matrícula – Desligamento (campus SEDE e PARAÍSO).

• Salvamento dos relatórios na pasta do drive institucional, criando subpasta por semestre letivo.

• Criação de processo SEI para envio do relatório à PROGRAD, que emitirá o número da Portaria de desligamento.

• Conferência dos relatórios, removendo nomes de estudantes que não se enquadram em desligamento, garantindo precisão antes da execução da Portaria.

• Cadastro no SIG-UFLA dos desligamentos por abandono de curso.

• Cadastro no SIG-UFLA de trancamento geral de matrícula automático aos estudantes incluídos erroneamente na lista de desligamento

• Cadastro de despacho no SEI informando a execução da Portaria de desligamento.

• Geração dos relatórios no SIG-UFLA: Relação de Alunos sem Renovação de Matrícula – Trancamento Automático (campus SEDE e PARAÍSO).

• Salvamento dos relatórios na pasta do drive institucional, criando subpasta por semestre letivo.

• Execução da ferramenta de trancamento automático (TGA) no SIG-UFLA.

• Conferência manual de casos especiais, como estudantes que solicitaram Estágio Nacional sem matrícula em CC ou sem envio de termo à DRCA, com cadastro manual da situação “Trancamento geral no Curso” e inclusão da observação padronizada no SIG-UFLA e no histórico do estudante.

• Comunicação interna aos membros do SERG e ao Diretor da DRCA sobre a execução do TGA, incluindo anexos com as relações de estudantes trancados.

• Levantamento das atividades desempenhadas pela equipe.

• Análise dos procedimentos existentes e identificação de melhorias necessárias.

• Elaboração dos Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs) para cada atividade da equipe.

• Comunicação e disponibilização dos POPs aos membros da equipe e áreas envolvidas.

• Atualização e acompanhamento da aplicação dos POPs, garantindo conformidade e controle interno.

• Monitoramento diário dos processos no SEI.

• Atribuição dos processos por assunto aos responsáveis.

• Execução das etapas pertinentes aos processos sob responsabilidade do SERG.

• Conclusão e arquivamento dos processos finalizados, garantindo rastreabilidade e conformidade.

• Recebimento, registro e arquivamento de processos sigilosos nos assentamentos estudantis.

• Registro de acompanhamento, por semestre letivo, dos processos sigilosos em planilha on-line do setor.

• Participação nas reuniões das comissões e representações institucionais.

• Análise de documentos e pautas relacionadas às atividades da comissão.

• Contribuição com pareceres e sugestões para deliberações institucionais.

• Comunicação dos resultados e decisões da comissão às áreas pertinentes.

• Elaboração de relatórios/atas de acompanhamento das atividades e decisões tomadas.